Có một danh sách việc làm hàng tuần.

Hôm nọ có bạn hỏi tôi làm sao quản lí công việc để có năng suất cao. Thú thật, tôi cũng không rõ mình có công thức nào, cũng chưa từng đi học một lớp về quản lí, nhưng tôi có thể chia sẻ kinh nghiệm và thói quen cá nhân.

1. Có một danh sách việc làm hàng tuần.

Mỗi tuần, tôi lên một danh sách gọi là "Things to do". Mỗi ngày, việc nào làm xong, đánh dấu vào đó; việc nào chưa xong thì tiếp tục đôn lên danh sách. Những người như tụi tôi làm nhiều việc mà chúng tôi gọi đùa là "việc không tên" (no-name jobs). Có bạn mách cho một qui luật mà tôi thấy rất đúng: đó là "Qui luật 80-20". Qui luật này có nghĩa là 80% những gì mình làm đóng góp chỉ 20% hay ít hơn giá trị của việc làm. Điều này có nghĩa là tập trung làm cái công việc quan trọng nhất, công việc ảnh hưởng đến sự nghiệp của mình. Còn mấy việc không quan trọng thì để sau.

2. Đừng để ý đến email!

Mỗi ngày có hàng trăm email gửi đến, chưa nói spam (rất nhiều spam từ Việt Nam). Nếu lo trả lời email ngay là rất mất thì giờ và làm cho mình xao lãng, mất tập trung. Chỉ check email và trả lời vài lần trong ngày thôi.

3. Tập thói quen viết note

Ý tưởng nhiều khi chợt hiện và rất bất ngờ, phải ghi lại, nếu không sẽ quên. Tôi đi làm bằng xe điện, nên có thì giờ suy nghĩ và viết ra những gì mình làm, những ý tưởng chợt hiện trong đầu. Có nhiều nghiên cứu tôi chỉ nghĩ ra trên xe điện và sau đó là bắt tay làm. Đọc bài gì hay hay, viết ra để đó để sau này tham khảo. Cái này thì tôi học từ cụ Nguyễn Hiến Lê trong cuốn sách nào đó tôi quên rồi. Trong sách, người ta hỏi sao cụ ấy làm việc nhiều thế, cụ trả lời là ngày nào đọc sách báo thấy có gì hay, ông cắt ra rồi bỏ vào ngăn tủ (tủ có hàng trăm ngăn theo chủ đề), để sau này dùng lại. Thời đại bây giờ thì mình có folder trong máy tính!

4. Trách nhiệm

Như tôi nói trên, những người như tôi có nhiều việc không tên, hay nói hoa mĩ là "nghĩa vụ quốc tế", nghĩa vụ khoa học. Những việc này hoàn toàn không có lương, chỉ được ghi 1-2 dòng trong lí lịch. Đó là bình duyệt đơn đề bạt mấy chức danh khoa bảng, là ngồi trong mấy hội đồng đề bạt, làm chair các seminar, v.v. Ngoài ra, còn phải là đọc, duyệt và quyết định các bài báo khoa học cho các tập san mình biên tập. Bình duyệt thì mất thì giờ đã đành, nhưng quyết định chấp nhận hay bác bỏ bài báo là chuyện không đơn giản, và phải hết sức cẩn thận vì quyết định của mình có ảnh hưởng đến luận án tốt nghiệp và sự nghiệp của người ta. Do đó phải hi sinh thì giờ giải trí cho mấy việc này. Có thể coi như là cách mình đóng góp cho đời thêm phong phú.

(Tuan Nguyen)